como administrador, qué se hace para registrar a un nuevo usuario, y si un usuario está registrado, por qué no aparece en mi foro?

Espero su ayuda, gracias.

Los usuarios se deben registrar por su cuenta.

Claro... puedes abrirles una cuenta de mail, y registrarlos (lo haces tu, como si fueras el usuario en cuestión).
Luego le envías nick y password, y le indicas como cambiar la contraseña.

Los registros son comunes a todos los foros de miarroba. Puede estar registrado, pero si nunca ingresó a tu foro no aparecerá en él.

Por si acaso, si al intenatr entrar a tu foro les dice el sistema que ya están registrados, diles que metan los datos con los que estan en otro foro o servicio de miarroba.

O que se conecten con conectar usuario y no con nuevo usuario.

Como te comenta Rumez al ser los nicks comunes a todo el servicio, si ya estan en otro foro, se les reconoce como usuarios "generales" pero deben entrar positivamente en tu foro conectandose para poder acceder a él (como por ejemplo has hecho tú en este foro para poder escribir este tema)